ERP系统对企业内控体制建立的影响

ERP系统对企业内控体制建立的影响

                                    
        ERP是企业进行信息化建设的一个重要组成部分，在企业中得到了广泛应用。企业的内控工作是由单位的管理层、治理层以及相关人员，为了实现企业的控制目标，所共同努力实施一系列有效措施的过程；内部控制体系的建设与风险管理工作逐渐被企业所重视，并相应开展了一系列的实践。ERP系统的应用提升了企业的管理水平与工作效率，但是，我们在关注ERP为企业带来的经济效益与管理变革的同时，也应该充分意识到由ERP系统自身特点而带来的风险。因此，面对ERP系统环境带来的新的风险，制定与研究ERP环境下企业内控工作的对策与措施，就成为ERP在企业应用中的一项重要课题。本文即从四个方面对ERP系统环境给企业内控建设带来的影响进行分析与探讨。

        一、对会计信息可靠性带来的影响
                                    
        第一，ERP系统环境促使企业的管理与经营工作成为一项环环相扣、前后依存的程序流。该程序流包含企业的预算编制与审批、签订合同、对外开证、收票、收货、付款等一系列的工作，从技术的角度考虑，由于存在这样一个连续的、统一的控制过程，致使那些没有原始凭证的、虚假的业务、付款、发票等失去了其产生的条件。当然，ERP无缺陷的业务流程设计与提供实时监控是保障这一作用实现的基础。
                                    
        第二，目前，企业基本已经实现了财务工作与业务工作的一体化，这种模式使得业务前端原始资料直接成为财务基础数据，健全了数据转换的过程，减少了可能出现的漏洞与错误，不但提升了数据信息的及时性与准确性，也体现了业务口径与财务口径的一致对接，方便业务部门与财务部门之间的高效协作与沟通。
                                    
        第三，ERP系统环境给数据信息的及时性问题带来了很好的解决基础。首先，可以对业务的发生、变化与财务记录间的时间差实现忽略不计，一旦相关业务完成其自身的流程与操作，财务就可以实施相关的监督、核算、报告工作；其次，ERP系统能够使各个用户、各个模块之间的数据实现共享，给数据的及时更新提供了保证；最后，ERP系统实现了资金流、物流、信息流三者的集成，有很强的数据处理功能，能够快速分析财务工作，提供决策信息支持。
                                    
        第四，ERP系统实现了企业财务工作与业务工作的一体化。业务前端原始资料录入直接成为财务部门进行账务处理的基础依据。在系统的完善过程中，部分凭证需要进行手动修改，这样的修改必须进行严格的复核与监督，从而保障会计信息的完整性与真实性。复核者至少要保证实现下述条件：应该记录的原始会计信息都已入账；没有人工修改与录入等情况发生；生成的记账凭证是合规、合法的。
                                    
        第五、ERP能促进企业权力部门问相互监督与制衡。不相容职位必须进行严格分离，ERP系统的实施，使得会计职能的合作分工与内部牵制体系更加严格，尤其是要严格财会核算岗位与复核岗位间的分离；严格ERP系统使用者与系统开发、维护者间的分离，相对应的权力与职责也要进行明确规定。由于财务部门的信息是直接源自前端业务数据的，因此企业的财务审核监督和审计工作亟待加强，相关人员应该细致、全面地核对、验证有关的业务数据，从而保障会计凭证的真实性与准确性。此外，ERP的运用还能保障会计信息的完整性与安全性。首先，必须进行及时性的信息纸面存储，由于系统可能会被外来攻击或者发生意外故障，通常应该对数据信息按月打印进行归档。其次，对系统本身、数据后台进行修改时，必须要有严格的授权制度，同时应该保留书面的修改记录。

        二、对资产的完整性与安全性带来的影响
                                    
        第一，ERP系统具有高效性，可以提供出一系列及时、准确的财会信息。这些信息对企业完善资产的管理工作提供了保障。定期盘点与账实核对是进行资产管理工作的主要措施，即将实物资产与会计信息相比较，进行核对，从而保障帐实相符，促进了实物资产的完整性与安全性。
                                    
        第二，信息的及时性与共享性为企业提升资产的使用效率、保障资产安全提供了良好的平台。管理层能够及时掌控存货的入库与出库情况，同时根据货物情况进行资金安排，有助于保障资金安全与货物安全。对存货质量与价格等进行实时共享，给强化资产管理工作带来了良好条件；固定资产与存货等信息间的共享，财务部门与实物部门间信息一体化的模式，实现了对企业资产的有效监控。
                                    
        第三，ERP能对企业中的各项资产(尤其是存货)实现多维度的汇总、统计、分析，提供出存货的质量、成本、数量等多方面的信息。尤其是在市场存在较大波动的情况下，能够根据市场的变化趋势，为企业高层提供出经营决策的基础与依据。

        三、对企业日常运营的合规合法性带来的影响
                                    
        第一，由于ERP系统实现了财务工作与业务工作的一体化模式，促进了相关业务信息与资产的透明公开与监督共享，从而降低了发生挪用资金、受贿、贪污等舞弊与错误行为的可能性。同时，可以将企业内部的规章制度与企业生产、管理、经营的法律法规文件等方面的要求贯彻进ERP系统当中，通过授权、流程等方式，保障制度的彻底贯彻执行。
        第二，ERP系统环境可能导致的一系列的舞弊与错漏问题：
                                    
        首先是有关ERP系统自身存在的质量问题。ERP系统下的企业内控工作，很大程度上决定于系统自身的运行质量。首先，因为存在内控工作程序化与系统长期使用的特点，一旦系统自身存在漏洞，发现缺陷，就有可能导致同一差错的反复发生，这样严重危害了系统的可靠性与安全性。另一方面，企业ERP的日常使用人员通常都不是计算机的专业人员，往往不能及时发现漏洞，这就给企业日常生产经营带来隐患。其次，数据库技术已被广泛使用，健全了共享的、唯一的数据来源，成为决策支持的信息基础，因此该信息来源的可靠性就显得尤为重要。所以，数据库在进行数据获取时，应该设计出系统的自动纠错功能；将数据间的时间关系与逻辑关系设计进入系统，完善系统的纠错功能。此外，人工数据录入可能出现的错误与系统设计可能出现的漏洞等，促使对系统数据实行独立稽核。
                                    
        其次是有关相互牵制、授权控制、密码管理的问题。不相容岗位职责分离是内控工作的重要组成部分。传统手工系统当中，通过不相容工作分派给不同岗位实现相互牵制的目的。而在现代ERP系统当中，为了加强系统内控工作。也应该分设监控与操作两个岗位，对各自权限进行明确。比如，财会人员在处理账务时，其数据与操作也被监控人员定期审查、及时进行备份。一旦审计人员或主管部门对某些数据存在怀疑时，就可以利用原始备份记录来调查分析、辨明真伪，从而完善了电算化系统的内部牵制。此外，在ERP系统当中，操作人员与管理层主要是采用口令授权的形式进行权限分工，口令一旦被窃取或偷看，有可能导致授权系统的紊乱，会给企业带来一定的风险，也存在较大隐患。

        四、对企业业务活动运行带来的影响
                                    
        第一，ERP系统加强了企业制度的严密性。有利于对制度实现了有效的贯彻与执行。在输入系统参数方面，能够将制度的具体要求融入进流程当中，保障了企业制度的切实落实。
                                    
        由于ERP实现了信息流、资金流、物流三者问的共享与集成，实现了相关人员对一系列业务的订购与到货情况、资金收付情况等进行及时地监控与跟踪，从而能够进行及时敏锐的管理决策，进行实时监控管理。
                                    
        第二，ERP系统促进了闭合循环业务流程的建立。该循环能够对业务进行全程跟踪，可以完善业务效果，保障有始有终。ERP系统环境下，业务人员能够从预算开始；通过采购、入库、销售、出库、收款工作后，关闭预算，掌握整个业务时间进程、数量、价格、成本等关键数据，对业务运行的结果进行考核。这样的一笔业务闭合循环，提升了业务运行的效率与经济效果。
                                    
        第三，ERP体现了信息流一体化模式，促进了企业各个部门间的相互制约与监督。例如业务的费用开支一旦超出了预算金额，ERP系统就可以针对此问题发出预警；若某业务的操作进度低于相应标准，系统也可给予及时的提示与反馈。
                                    
        第四，ERP在信息集成、信息检索等方面，给管理层决策提供了保障作用。例如，在ERP系统中能够看到集团企业整体预算进度，再追索到各企业的预算情况，发现预算的问题，找出原因等，数据信息的充分性能够保障管理层做出正确的决策。

        五、结束语
                                    
        现如今，ERP系统已经在众多企业中得到认可与推广，伴随企业内控建设措施与理念的不断更新，企业应该利用ERP系统积极完善内控建设工作，同时注意其本身可能导致的一系列风险，针对ERP环境对内部控制体系做出积极调整，从而保障企业稳步、持久发展。