作为管理沟通的重要工具--电子邮件,解决方案

2023-04-17,作为管理沟通的重要工具--电子邮件,
,过去20年来，通信技术有了爆发性的成长。手机、电话会议和即时通讯革命性地改变了我们居家和工作时的通信方式。在所有的通信创新中，电子邮件可能是对人际通信影响最大的。尽管这种影响主要是积极的，但也可能给组织带来一些特别的危险。,
,电子邮件满足了经理们的梦想，可以在任何地点实现快速、廉价的沟通。电子邮件可以替代书面的沟通，不受距离的限制；可以替代电话，避开不方便接通的情况；可以替代面对面的会谈，以免外地旅行的费用。既可以获得通话的即时性，又可以保留书面的记录。通过通讯录和自动回复的功能，电子邮件可以满足同时向大量人群发送信息和告知收件人目前无法回信。,
,但是电子邮件也有一些问题。首先，它助长了拙劣的沟通。谈话可以在内容本身之外传达大量关于情境的信息――例如语气和身体语言，而电子邮件没有这项功能。传统的书面沟通尽管也没有情境信息，但准备的时间较长，发信人可以在发信之前仔细考虑。另一方面，电子邮箱快捷而方便。因此，电子邮件结合了口头交谈和书面沟通的缺点，发信人会发出缺乏思考和情境的信息。在有意为之时，这种行为可以起到“点火”的作用，但有时也会纯粹出于意外而误发出侵略性和令人迷惑的信息。,
,直效营销协会发布了一系列消除不受欢迎的垃圾电子邮件的方法，但是只有很少的公司采纳了这些方法。垃圾邮件每年造成公司大量生产力的损失和资源占用，因为员工必须花时间清理这样的邮件。,
,批评者还担心电子邮件令工作场所的人际关系质量下降。员工间缺少直接交流可能导致组织承诺下降、团队精神削弱和窒息创造性。,
,电子邮件和信件与电话不同，它不受隐私法律的保护。公司监督员工的电子邮件是普遍的做法。Pilsbury公司的一名员工起诉公司侵犯隐私权被法官驳回。法官认为，“公司保护电子邮件系统免于不适当的、不专业的和不合法活动侵害的利益高于任何员工隐私的利益。”,
,由于电子邮件导致的责任也是问题之一。近来，许多分析师被愤怒的投资者告上法庭。投资者们获得的电子邮件证据证明分析师有意误导。例如，有一位分析师写信给另一位分析说，“我不打算降低AOL公司的收益预测，尽管他们做不到。”,
,由于电子邮件要经过网络或公司内部网传递，因此可能被并非预定收件的他人所截获。一位专家说，“电子邮件的隐私性就像是明信片。”,
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