公文管理是办公系统的最主要部分，该功能模块应能对三类公文进行管理，即发文起草类、收文处理类、发文处理类，满足政府机构和各类企事业单位日常办公中公文处理的复杂要求。

1、发文起草是指公文的起草、校核和领导审批签发。一般发文流转程序为:首先由拟稿部门（人）负责起草;起草完毕，送相关领导进行校核，如果需要相关单位会签时，送相关单位会签:校核完毕，转呈本机关领导人审批签发，对于已经被本单位领导人审批过的文稿，再印发前回再作校核，经校核如需做涉及内容的实质性修改，须报原审批领导人复审。如果送印，将进入发文办理程序。

2、收文处理主要包括公文的签收登记、拟办、分发、传阅，批示，承办和催办等程序。签收是指将发文（或者分发文件）单位通过网络发来的电子文件，收下来并自动登录到本单位（或人）的收文数据库中，形成属千本单位（或人）的收文电子文件数据及其登录表。登记是指在公文办理过程中，就公文的特征（公文条目、正文、附件等）进行记载。登记应当将公文的标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、份数、收文日期等逐项填写清楚。拟办是指办公室对需要办理的公文提出办理意见，通过网络将电子公文信息传给有关领导人批示，也可以打印公文处理单供领导批示，分发是指办公室根据有关规定或者领导人的批示精神，通过网络将电子公文信息传给有关单位，领导，或者部门（人）。对干需要利用计算机完成的纸质文件自动清退的单位，电子公文运转依据纸质公文运转。

传阅处理是公文分发处理的一种特殊形式，一般是指办公室根据领导人的批示或者授权，按照一定的程序将公文（或一些公文）以文件夹方式，确定一定的阅知或者批示顺序，分送有关领导人或部门，批示是指有关领导人根据授权或者规定对于文件阅办情况进行批示，承办是指办公室根据领导对文件的承办有关批示精神的要求，在定义有关催办意见后，将文件分发给承办单位，业务部门经签收得到文件的有关信息，包括文件内容，领导对公文的承办的批示意见等，催办是对干需要办理的文件，办公室登记主办单位，协办单位、办理期限等催办信息，同时对公文的承办情况进行督促检查。

3、发文处理是指公文起草、校核和领导审批签发后转入发文处理，发文处理包括公文的核发、登记、印制和分发等程序。核发是指办公室在公文正式印发前，对公文的审批手续、文种、格式等进行复核，确定发文字号、分送单位和印制份数。核发工作完成后，将把发文数据自动同时记录到本单位的发文数据库中，同时，传送公文电子数据给打字室，供印制时使用。登记是指经核发的公文自动登录到发文数据库中包括编制新的发文流水县笔，印制是指公文机制应当做到准确，及时，规范，安全，保密，由于公文经核发后自接传送到打字室，能够减轻手字室工作的劳动量和强度，满足其使重要求，分发是指在公文部制完毕，办公室可以开始公文的分发工作，根据各单位不同的使重要求，也可以在完成核发工作的同时开展公文分发工作，以进一步提高公文的时效性。对干秘密级以上的公文，公文运转应当登记文件的份号，因此，办公室应当在接收到纸质文件以后，按照正确的份号进行分发工作。 

4、公文处理是指发文起草、收文处理、发文处理。 

5、公文查询是指对各类公文及其处理结果与状态进行条件查询。

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