作者简介

陈雨点

变革管理专家

资深管理咨询顾问

2001年加入华为

19年工作经历，12年管理咨询经验

现为多家大中型企业咨询顾问

远程办公司一定会是2020年的热词，这个词的意思，一目了然，但什么是真正的远程办公？它又是怎么发展起来的？我们应该如何做才能更好的实现远程办公？

众多专家支招远程办公，但我发现绝大多数人并没有长时间远程办公的工作经历。我曾经在华为工作过14年，在海外常驻6年半。离开华为后，作为咨询顾问的4年多时间80%也是远程办公模式。作为10年远程办公的过来人，我想站在实践者的视角来谈谈这个话题。

远程办公是怎么来的？

远程办公这个概念是美国人Jack Nilles在1973年提出来的，Jack Nilles本人是一个火箭专家，他曾经在美国的空军部门和美国国家航空航天局NASA设计航空飞行器。Nilles在南加州大学工作的时候就提出了远程办公这一概念。

远程办公之父：Jack Nilles

现在随着通讯越来越方便，远程办公的方式在西方国家的实践也越来越成熟，很多的专业服务领域，像我们所熟知的咨询顾问、猎头顾问、设计师、甚至是研发工程师，都越来越多的在采用远程办公的模式。硅谷的很多科技公司也会根据员工的工作性质、员工交通的便利情况来设计员工上班的方式。

盖洛普公司发布的一份报告指出，2017年有约43%的美国人是有家里办公的经历的。这个概率是非常高的。报告同时指出，如果没有办法选择灵活的办公方式，有超过2000万美国人可能会选择兼职工作。这说明在工作节奏越来越紧张的时候，合理的统筹生活和工作的安排，对很多的职场人来说变成了刚需。

远程办公在中国适合吗？

2018年的8月，普华永道提出了“重新定义普华生活之旅”的项目，允许员工选择灵活的上班方式。2019年的2月，普华永道在香港、澳门、内地正式开始全面落实灵活工作制度。

普华永道的工作方式主要有三个特征：灵活工时、灵活工作地点和灵活着装。行业内在提到普华永道的这种工作方式的时候，也有很多积极的响应和评价：他们认为目前大量的审计材料都可以无纸化、电子化，因此在家办公已经是非常的方便可行，这个方式可以更灵活、更自由。员工工作累了可以休息一会儿，劳逸结合、心情更好，效率自然也就更高。也能够根据实际情况合理的安排和调整工作，在不耽误工作的情况下，员工可以有更多的时间来照顾家庭。普华永道亚太和大中华区总裁赵博基认为，“当下已经不再是员工打卡的时代了。”

有人可能会问，远程办公在欧美公司玩得转，在中国企业是否行得通？中国人的工作风格和文化与欧美人并不完全一致，会不会导致远程办公在中国的发展遇到问题呢？

2010年前后，北京大学光华管理学院的梁建章教授就曾经和美国斯坦福大学商学院的一些学者，发起了一项题为“在家办公的可能性”，基于中国的实验证据的研究。这个研究结果发现，在家办公能够提高员工13%的绩效，员工会具有更好的体验和满意度，员工的离职率下降了50%。

这个实验周期有9个月，研究人员在携程旅行网的员工里面随机抽取了255个人，通过生日末尾数字来进行区分，生日为偶数的编入实验组，奇数的编入对照组，对照组员工正常到公司打卡上班。员工参加这个实验至少需要6个月的时间，6个月之内是不能离职的。员工家里都有宽带网络，有独立的办公环境。实验的规则主要是员工不能加班，不管是在公司工作的，还是灵活办公的，都是同样的工作时间。灵活办公的雇员所使用的工具、电脑系统都是一样的，两组员工都有相同的人才晋升的机制，也接受了相同的培训。

最后的结果显示，在家里办公的员工请病假的次数降低了60%，业绩增加了13%。留在办公室的员工，绩效则没有太多的改变。业绩提高的原因是什么？研究人员分析，主要是有三点：

1. 由于可以灵活办公，员工请假次数减少，从而使工作时间增加；

2. 因为在家搭建了独立的办公环境，可以更安静地工作，从而使工作效率得到了提高；

3. 员工们觉得在家办公能保证更好的工作状态和满意度。

从中国当前的发展情况看，越来越拥挤的城市、越来越昂贵的房价，人口老龄化带来的劳动力成本上升，企业如果想降低运营成本，可能把办公室搬到非核心地段，这将一定程度导致部分员工上下班不方便的情况；同时，国家开放二胎带来的照顾家庭的需求增大，工作和生活的平衡问题会越来越突出。随着95后、00后，越来越多的进入职场，企业过于死板的考勤，会导致员工工作体验的下降，甚至降低工作效率，造成员工离职率的上升。

国内移动互联网技术的发展为远程办公提供了非常便利的条件。远程办公的策略和措施运用得当的话，对企业和员工来说，会是一个双赢的结果。对于企业来说，可以有效的降低成本，很多企业办公场所的支出非常高，企业在招聘的时候，人才的地域因素的重要性就没有那么高了；对个人而言，也可以扩大求职范围，找工作不再受地域限制，可以很好的安排工作和生活。

当然远程办公并不适合所有的岗位。比如某些制造业需要机械设备，需要流程性的协同，这类职位就不适合远程办公。

新冠疫情下的全员远程办公有哪些痛点？

今年春节前后在疫情的影响下，大量的公司一夜之间（被迫）采用了远程办公的方式。2月3日是春节后的第1个办公日，全国上千万的企业近2亿人，通过企业微信、钉钉、华为Welink等平台开启了在线办公的模式。

这样的办公模式已经持续半个月了，远程办公的效果到底如何？可以从多大程度上降低疫情对企业运行的影响？远程办公的员工可以保持工作效率和积极性吗？对于（被迫）采用了远程办公的公司来说，我们需要怎样的管理模式，才能激发团队的战斗力，才能有效的调整和协调好部门人员之间的关系，来维持公司良好的运作？

最近几天，我跟一些采用远程办公的企业管理者和员工做了交流，主要存在以下一些问题：

1、员工和管理者都还没有完全切换到工作状态。管理者在担忧疫情对企业运营及客户的影响，很多员工还滞留在家乡未回到工作所在地，企业还未进入常态节后复工的运作状态;

2、一对一或群聊、远程会议等方式获取的信息碎片化严重。信息量太多太快，且企业文件在群里传播也带来了一定的信息安全挑战;

3、部分员工感觉工作和生活失去了边界。很多员工还没有回到工作所在地，办公环境的缺失、家庭成员会互相影响影响，导致工作效率不高;

企业目前大部分采取的常见管理模式是：员工早晚在群里签到或OA打卡，有些还要拍照，甚至全程直播一天的工作，早晚还有一次视频会议。这些手段一定程度上在牵引大家进入工作状态，但从实质上说，这些做法还属于常态监控，而非有效的管理。

如何提高远程办公的工作效率和效果？

前段时间我给一个客户做培训，在培训期间，客户分享了一个真实的在线协同的案例：公司有一个和异业合作的项目要讨论，上午三个合伙人在群里面展开讨论，接着合伙人又把他们的下属也拉到了群里面来讨论，接着他们的下属又把他们的下属也拉到了群里面来讨论，这个群就从上午的三个人到下午就扩张到了二十个人。但讨论了大半天，非常热闹，但却没有得出结论和下一步动作。参与者只是感觉这事情会跟哪些人有关，就把涉及的人都拉进来交流，大家都各抒己见后，最终谁来做方案的决策，谁来做商务沟通，谁来做合作项目的风险预案，最后谁来执行这个项目？没有人说得清楚。

上面提到的案例，还不是在远程办公的场景下，是真实发生在日常办公的在线沟通过程中的。所以，远程办公也好，线下办公也好，有一些管理要素是少不了的。脱离了线下办公条件，远程办公更需要人的主观能动性和有效的协同机制。

很多人一谈起远程办公，第一时间想到的是沟通工具。实际上在我看来，这根本就不是一个问题。随着互联网技术的发展，远程办公的工具现在已经比15年前我在国外的时候要先进太多，因此我认为工具不能、也不应该是制约大家开展远程办公的瓶颈。不能说这个工具比别的工具差一点，我就不能远程办公了。

15年前我常驻亚太工作时，和深圳总部最有效的沟通方式就是电话。有些国家国际长途一分钟需要几美金，但也没有阻挡我们开展远程交流，海外业务依然开展的如火如荼。现在有了移动互联网，流量费用也足够便宜，在线语音几乎等于免费了，工具一定不是瓶颈。远程办公的工具很多，阿里、腾讯、华为、字节跳动等公司都有面向客户的远程办公平台，核心的功能如：语音一对一、群聊、OA、会议、文档存储等功能都大同小异，有很多文章分析过工具的好坏，好工具只是锦上添花。工具是属于应用层的问题，而远程办公的重要因素是人和机制。

人是内因，机制是外因，内因和外因联合起作用。脱离了自我约束性强的个体，没有时间意识、责任意识，不论是远程办公还是公司办公，结果都是不会好的，因此我们最需要明确的是远程办公的管理机制。

我把远程办公的机制从事情、人和时间三维进行思考和分析，总结出如下3维度和8要素：

一、针对事情：

1)工作目标和工作要求：对中国企业来说，春节过完才是一年的开始，企业最首要的工作是明确总体工作目标和当下的业务重点。团队基于该目标梳理出团队更具体的工作任务，进而在内部进行任务分工和安排，让每个成员能够清晰各自的工作内容；

2)工作流程和协同机制：工作流程包括输入信息、具体任务项和输出要求；协同机制包括：沟通机制、辅导机制、进度管理机制、决策机制等。相对办公室面对面工作而言，远程办公协同性不足。虽然可以群聊沟通，但也容易造成信息过载。而对于业务能力不足需要同事或上级指导的员工，远程工作加大了工作压力。因此，划分好小团队化整为零，能更好地促进工作的协同推进。

3)任务管理的PDCA闭环：针对具体工作任务项，定好关键里程碑，明确在什么时间进行阶段性回顾。虽然远程办公的基础是对员工的信任，但有效的阶段性管理，是质量的保障。在关键节点进行分享和讨论，让团队一起来互动交流，了解任务进展、困难和求助等非常必要。任务管理的进度可以采用绿黄红不同颜色呈现，虽然这些工作建议很细节和具体，但相信也是非常容易遗漏的。PDCA可以有效推进工作进展和纠偏，可以更好促进团队信任机制的建立；

4)及时有效的信息共享：根据工作流程和系统机制要求，日报/周报和项目简报是非常重要的内部互动信息的载体，应该及时在团队内共享。

二、针对人：

1)明确任务的责任主体：包括责任人、配合人（备份人）、决策人、被知会人、信息汇总人、信息传递人、执行人等。华为有句话叫做，明确要求比提升能力更重要。往往一个任务没有执行好，很多情况下是责任不明确。

2)明确帮扶关系：每一个事项最好都有AB角备份，例如张三在做他的任务时，李四是张三的B角；而李四在做他的任务时，王五是李四的B角。这样可以有效建立协同沟通和能力互助模式。

3)明确统筹工作的组织者：由于线上的信息太多，为避免重要信息的缺失，及强化团队协同怎么管理欧美客户群聊微信，需要指定专人来发布重要信息，组织日常沟通，总结和规整文件资料、纪要和任务进展清单等。

三、针对时间（远程办公中最核心的要素）：

1)明确核心工作时间：在这个时段里，全体成员都能抛开一切非工作的事项，不受任何外部干扰，做到能够随时发起或被发起沟通交流。避免不同的人做不同的事情，或者由于外界的干扰，大家就很难协同的状况。比如上午10:00-11:30，下午3:00-5:00可以作为核心工作时间，这个时间所有团队成员都在电脑或手机旁，能提高工作和沟通效率。

支撑远程办公的管理措施

维度

痛点

管理措施

事

1、工作目标和要求不够明确

2、流程不够清晰，协同性不足

3、没有PDCA闭环

4、信息不能及时共享

1、梳理团队工作任务，进行内部分工，让成员清楚工作内容

2、划分小团队，化整为零，更好地促进工作的协同推进

3、针对工作任务，定好关键里程碑，明确阶段性回顾的时间点

4、日报/周报和项目简报及时在团队内进行信息共享

人

1、任务责任人不明确

2、独立办公，缺乏团队合作

3、信息爆炸，导致关键信息缺失

1、针对每个目标，设定明确的责任主体

2、每一事项设定AB角备份

3、设定专人发布重要信息，组织日常沟通、总结和规整

时间

1、工作容易被打断或干扰

1、每个团队设定核心工作时间

总的来说，远程办公不是洪水猛兽，是移动互联网时代的必然产物。远程办公的人对了、工具有了、机制建立好了，相信不管在天涯海角，都能达到如办公室工作一样的效果。